Der häufigste Fehler bei der Digitalisierung im Verein: Man installiert ein Werkzeug und hofft, dass sich der Rest von selbst ordnet. Das passiert nie.
Erst die Fragen, dann die Software
- Welche Dokumente gibt es, und welche müssen wie lange aufbewahrt werden?
- Wer braucht Zugriff auf was, und wer darf ändern?
- Welche Abläufe wiederholen sich jedes Jahr, jeden Monat, jede Woche?
- Was passiert, wenn jemand sein Amt abgibt?
Ein Ablageplan, der zu Paperless passt
Statt tief verschachtelter Ordner arbeite ich mit wenigen Dokumenttypen, Korrespondenten und Schlagworten. So findet man ein Protokoll über die Suche statt über den Pfad, und neue Dokumente lassen sich automatisch einsortieren.
Rollen statt Personen
Rechte hängen an Rollen wie „Kasse“ oder „Vorsitz“, nicht an Namen. Wechselt jemand das Amt, wechselt nur die Zuordnung. In Admidio lässt sich das sauber abbilden, und n8n kann die Rollen in die anderen Systeme übertragen.
Gute Struktur erkennt man daran, dass sie auch ohne die Person funktioniert, die sie gebaut hat.